Reglerna hinner ikapp oss
Vad en sen omkonstruktion kostar jämfört med en tidig
Ett räkneexempel som jämför kostnaden för att bygga in regelkrav från start med kostnaden för att rätta till dem efter att verktyget redan är beställt.
Det här är ett räkneexempel med påhittade tal, byggt för att visa ett resonemang. Sätt in era egna siffror på slutet. Poängen med exemplet är inte de exakta beloppen, utan storleksordningen på skillnaden mellan att upptäcka ett problem tidigt och att upptäcka det sent, en skillnad som håller igen oavsett vilka faktiska tal som sätts in.
Säg att ett handhållet verktyg har ett formsprutningsverktyg som kostar 500 000 kronor att tillverka. Under konstruktionen upptäcks att ett material i höljet behöver bytas för att uppfylla ett kemikaliekrav. Om bytet görs innan verktyget beställs kostar det i praktiken ingenting extra, bara en justering i ritningen. Materialkostnaden per enhet kan till och med bli densamma.
Om samma byte upptäcks efter att formsprutningsverktyget redan är tillverkat, ser bilden annorlunda ut. Verktyget kan behöva byggas om helt eller delvis, eftersom olika material ofta kräver olika verktygsgeometri för att flöda och stelna rätt. Anta att en ombyggnad kostar 350 000 kronor, plus tio veckors försening medan den nya verktygsversionen tillverkas och testas.
Tio veckors försening, med en förväntad månadsintäkt på 300 000 kronor när produkten väl säljs, motsvarar ungefär 700 000 kronor i utebliven intäkt under den perioden. Lägg till de 350 000 kronorna för ombyggnaden, och den sena upptäckten kostar totalt runt 1 050 000 kronor. Den tidiga upptäckten kostade i praktiken noll.
Skillnaden ligger inte i om felet upptäcks. Förr eller senare gör det oftast det, för kunder, myndigheter eller marknaden brukar till slut avslöja det som inte stämmer. Skillnaden ligger i när det upptäcks, och hur mycket som redan är låst fast när det händer.
Poängen håller även för mindre verktyg med lägre investeringskostnad. Skala ner exemplet till ett verktyg för 100 000 kronor istället för 500 000, och proportionerna mellan tidig och sen upptäckt förblir i stort sett desamma, även om de absoluta beloppen krymper.
Räkna även på ett tredje scenario, där felet inte upptäcks internt alls, utan av en myndighet eller en kund efter lansering. Utöver kostnaden för själva ombyggnaden tillkommer då ofta en tillbakadragning från marknaden, ersättning till återförsäljare för osåld eller returnerad vara, och en skada på förtroendet som är svårare att sätta ett tal på än de andra posterna. Även med en försiktig uppskattning, säg 400 000 kronor i extra kostnader utöver de tidigare 1 050 000, hamnar totalsumman på över 1,4 miljoner kronor för ett problem som hade kostat noll att lösa i tid.
Det är värt att notera att kostnaden för en sen upptäckt sällan stannar vid det enskilda projektet. En organisation som en gång bränt sig på en dyr omkonstruktion tenderar att bli överdrivet försiktig i nästa projekt, vilket kan sakta ner även initiativ som egentligen är väl förberedda. Rädslan för att upprepa ett misstag blir på så sätt en egen typ av kostnad, svårare att räkna på men fullt verklig i hur snabbt nästa produkt tar sig från idé till marknad.
Samma logik gäller andra regelkrav, utöver materialval. En vibrationsnivå som visar sig för hög efter att mekaniken är fastställd kan kräva en omkonstruktion av hela greppet och drivsystemet. En elektronikkomponent som inte uppfyller RoHS kan tvinga fram ett byte av hela kretskortslayouten, om den upptäcks efter att kretskortet redan är i produktion.
Det är också värt att fråga sig vem som faktiskt bär kostnaden när en sen omkonstruktion inträffar. Sällan är det en enda budgetpost. Kostnaden sprids ofta över flera avdelningar samtidigt, inköp som får omförhandla med leverantören, försäljning som får hantera försenade löften till kunder, och ledningen som får förklara avvikelsen uppåt. Den spridda kostnaden gör att den sällan syns som en enda stor siffra i en rapport, vilket i sin tur gör den lättare att underskatta när nästa projekt planeras.
Räkna på er egen produkt. Ta fram kostnaden för det verktyg eller den utrustning som krävs för produktion. Uppskatta vad en ombyggnad efter produktionsstart skulle kosta i både pengar och försenad lansering. Jämför den summan med kostnaden för att lägga en dag eller två, tidigt i projektet, på att gå igenom vilka regelkrav som gäller. Den jämförelsen brukar göra det tydligt varför tidig genomgång är den billigaste posten i hela budgeten, trots att den sällan känns så när den ska planeras in.